Порядок вчинення нотаріальних дій визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України.

Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу у години прийому відвідувачів. 

У разі наявності зразку документа для посвідчення, текст подається у форматі Word  в електронному вигляді на флешці або надсилається на електронну адресу [email protected] з приміткою у темі повідомлення «нотаріат» та датою запланованого вчинення дії згідно з даними попереднього запису.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України. У цьому випадку необхідно повторно здійснити попередній запис на прийом і призначити нову дату вчинення нотаріальної дії.

Довіреності, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консульської посадової особи.

Консульська посадова особа не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Не приймаються для вчинення нотаріальних дій документи, що мають підчистки або дописки, закреслені слова чи інші незастережені виправлення, а також документи, написані олівцем або чорнилами, що зникають.

Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:

— паспорт громадянина України для виїзду за кордон та/або паспорт громадянина України (внутрішній паспорт-книжка або ІD-картка);

— примірник документа, який необхідно посвідчити або засвідчити і його електронну версію; у разі відсутності власного примірника, оберіть нижче необхідний зразок, заповніть його та надішліть у форматі WORD (.doc / .docx) на ел.адресу [email protected], зазначивши в темі повідомлення ПІБ, дату та час запису;

— довідку про присвоєння ідентифікаційного номеру платника податків (або її копію);

— квитанцію про сплату консульського збору (згідно з Тарифами);

— інші документи, необхідні для вчинення нотаріальної дії (свідоцтво про право власності на нерухоме майно, свідоцтво про народження дитини, свідоцтво про шлюб, свідоцтво про смерть тощо).

При посвідченні договорів майнового характеру додатково треба вказати відомості:

— для юридичних осіб-резидентів – відомості про найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України;

— для юридичних осіб-нерезидентів – найменування, місцезнаходження та державу;

— для громадян України – прізвище, ім’я, по-батькові, адреса постійного місця проживання та ідентифікаційний номер згідно з Державним реєстром фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів;

— для іноземців та осіб без громадянства – прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), громадянство, адресу місця проживання.

Ненадання відомостей або документів на вимогу консульської посадової особи є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

При вчиненні нотаріальних дій консульська посадова особа встановлює особу заявника. 

Встановлення особи громадянина України здійснюється за чинним паспортом громадянина України для виїзду за кордон та/або паспортом громадянина України (внутрішній паспорт-книжка або ІD-картка).

Встановлення особи іноземця здійснюється за паспортним документом, оформленим відповідними органами держави громадянства. 

Правоздатність юридичної особи встановлюється на підставі установчих документів та документів про реєстрацію; також перевіряються повноваження представника юридичної особи.

 У цьому зв'язку рекомендуємо: 

• проєкт документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються до консульського відділу за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори);  
• перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консульській посадовій особі для доопрацювання.

УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!

Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консульською посадовою особою, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консульською посадовою особою, Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.

Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.

ДОВІРИТЕЛЬ ВІДПРАВЛЯЄ ДОВІРЕНІЙ ОСОБІ В УКРАЇНУ ОРИГІНАЛИ ОФОРМЛЕНИХ В КОНСУЛЬСЬКОМУ ВІДДІЛІ ДОВІРЕНОСТІ ТА ЗАЯВИ НА ВНЕСЕННЯ ДОВІРЕНОСТІ ДО ЄДИНОГО РЕЄСТРУ ДОВІРЕНОСТЕЙ. ДОВІРЕНІСТЬ ВНОСИТЬСЯ ДО РЕЄСТРУ БУДЬ-ЯКИМ НОТАРІУСОМ В УКРАЇНІ.