• Втрати або викрадення під час перебування за межами України документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
• Коли закінчився строк дії документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, ;
• Коли встановлено, що є недійсним з інших причин документ, який посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
• коли громадянин України не оформлював документів, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України та/або дають право на виїзд з України і в’їзд в Україну.

Посвідчення може бути також видано особам без громадянства, які мають право на постійне проживання в Україні, іноземцям та особам без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, в разі втрати або викрадення під час перебування за кордоном виданих в Україні документів, що посвідчують особу та дають право на виїзд з України і в’їзд в Україну, якщо строк дії таких документів закінчився або встановлено, що вони є недійсними з інших причин.

Для оформлення посвідчення заявник або його законний представник подає до дипломатичної установи такі документи:

1. Заява-анкета та Згода на обробку персональних даних;
2. документ (протокол, довідку тощо), виданий компетентним органом іноземної держави, що підтверджує факт звернення особи щодо:
   • втрати або викрадення документа, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну; Також можна зареєструвати факт втрати на сайті www.imobilise.com;
   • втрати або викрадення документа особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні, іноземця та особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
3. документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну (у разі наявності);
4. документ, що посвідчує особу та підтверджує статус особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні (у разі наявності), або документ іноземця чи особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;
5. довідка про реєстрацію особи громадянином України (у разі народження за кордоном дитини, батьки або один із батьків якої є громадянином України і постійно проживає на території України, та у разі, коли такій дитині не оформлювалися документи, що посвідчують особу, підтверджують громадянство України та/або дають право на виїзд з України і в’їзд в Україну);
6. свідоцтво про народження дитини або документ, що підтверджує факт народження, виданий компетентним органом іноземної держави (у разі наявності), якщо оформлюється посвідчення дитині або дані про дитину вносяться до посвідчення законного представника

   ✎ Документ, виданий компетентним органом іноземної держави, подається легалізованим, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, разом із нотаріально засвідченим перекладом на українську мову. ✎ Свідоцтво про народження дитини, яке видане у Великій Британії, необхідно засвідчити штампом Apostille, який проставляє уповноважений на це орган Великої Британії та потім зробити нотаріально засвідчений переклад на українську мову.

7. документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника (у разі подання документів законним представником);
8. дві кольорових фотокартки розміром 3,5 х 4,5 сантиметри для внесення відцифрованого образу обличчя особи шляхом сканування з білим фоном. Вимоги до фотокартки.
9. документ, що підтверджує сплату консульського збору.

Оформлене посвідчення видається особисто заявникові або його законному представникові.

Посвідчення, оформлене особі, яка не досягла шістнадцятирічного віку, може бути видане особі, уповноваженій на це її законним представником на підставі довіреності, засвідченої в установленому порядку.

У разі коли громадянин втратив документи в країні, на території якої відсутня дипломатична установа, оформлене посвідчення може бути доставлено заявнику засобами поштового зв’язку або експрес-зв’язку, якщо це дозволяється законодавством такої країни.

Рішення про оформлення посвідчення приймається консульською посадовою особою дипломатичної установи за результатами ідентифікації особи та перевірки факту належності до громадянства України або статусу особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні.

Оформлення та видача посвідчення здійснюються протягом одного робочого дня, при наявності дійсного документу, що  посвідчує особу та підтверджує громадянство України, але не більш як п’яти робочих днів з дня отримання консульською посадовою особою дипломатичної установи відомостей, передбачених чинним законодавством, та сплати консульського збору.

Строк дії посвідчення визначається консульською посадовою особою дипломатичної установи, відповідальною за його видачу, виходячи з реальної можливості повернення в Україну пред’явника посвідчення, але не може перевищувати 30 днів, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

У разі хвороби, нещасного випадку та з інших причин, передбачених законодавством, строк дії посвідчення може бути продовжено консульською посадовою особою дипломатичної установи на шляху прямування особи до України на строк, необхідний для повернення особи на територію України, але не більш як на 30 днів, за особистим клопотанням заявника або його законного представника, або органу, за поданням якого посвідчення оформлене.

Для оформлення посвідчення на ім’я особи, щодо якої прийнято рішення про реадмісію чи примусову депортацію, компетентний орган іноземної держави подає до дипломатичної установи такі документи:

1. офіційне звернення про оформлення та видачу посвідчення;

2. заяву-анкету із зазначенням відомостей про особу, на ім’я якої оформляється посвідчення;

3. документ, що посвідчує особу та підтверджує громадянство України та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, або документ, що посвідчує особу та підтверджує статус особи без громадянства, яка має право на постійне проживання в Україні (у разі наявності), або документ іноземця чи особи без громадянства, яких в Україні визнано біженцями або особами, які потребують додаткового захисту, що посвідчує особу та/або дає право на виїзд з України і в’їзд в Україну;

4. рішення про реадмісію у разі наявності міжнародного договору України, згода на обов’язковість якого надана Верховною Радою України, або рішення про примусову депортацію в Україну;

5. дві кольорових фотокартки 3,5 х 4,5 сантиметра та одну кольорову фотокартку розміром 10 х 15 сантиметрів (у разі можливості) для внесення відцифрованого образу обличчя особи, на ім’я якої оформляється посвідчення, шляхом сканування.